Workpoint menu
Anmod om demo Se videoen

WorkPoint tilmeldingsdemo

WorkPoint A / S har brug for de kontaktoplysninger, du giver os, for at kontakte dig om vores produkter og tjenester. Du kan til enhver tid afmelde dig fra disse meddelelser. For information om, hvordan du afmelder dig, samt vores fortrolighedspraksis og forpligtelse til at beskytte dit privatliv, bedes du læse vores fortrolighedspolitik.

Minimer risikoen for udvikling

WorkPoint 365 gør det hurtigt og nemt at bygge modulopløsninger – uden udvikling eller kodning.

Fremtidssikker forretningsløsning

WorkPoint 365 strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365 – Som et resultat modtager du en sømløs og fremtidssikker cloud-løsning.

Høj grad af regeringsførelse

Sammen med den automatiserede klassificering og arv af data sikres tilsyn og kontrol, hvilket gør det muligt at skalere WorkPoint 365 til en virksomhedsløsning.

Intelligent arkivering og journalisering af mails

WorkPoint gør det hurtigt og nemt at arkivere og journalisere mails. Ved at integrere et træk og slip-funktionalitet kombineret med et intuitivt søgeværktøj sparer dette brugere i mange timers systemering af deres mails.

16. maj 2022

De enkle forretningsmæssige fordele ved en integreret it-løsning

Jesper Kjærsgaard, Managing Partner, Simplitize.

Store og komplekse organisationer behøver ikke længere at være låst fast i dyre, restriktive ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) – en ældre type software, som gør optimering af forretningsprocesser og inddragelsen af nye teknologier vanskelig eller endda umulig. Moderne løsninger som Microsoft Dynamics 365 betyder, at virksomheder kan tage en mere integreret, strømlinet – såvel som dynamisk – tilgang til dokument- og processtyring.

Med over 15 års erfaring fra Microsoft-porteføljen startede grundlægger og Managing Partner af Simplitize, Jesper Kjærsgaard, virksomheden i 2019 med det formål at levere komplette  virksomhedsløsninger til virksomheder i Danmark. Fra dokumenthåndtering til Customer Relationship Management (CRM) implementerer Simplitize værdiskabende virksomhedsløsninger ved hjælp af WorkPoint 365. Integration er kernen i, hvad Simplitize gør. Især når det kommer til komplekse organisationer, der har en Microsoft-strategi, som håndterer tusindvis af dokumenter og søger at styrke deres arbejdsprocesser.

Jesper deler hans brancheindsigt i nogle af de udfordringer, som store og komplekse organisationer står over for, og de fordele, som en integreret Microsoft-baseret løsning kan give.

Komplekse udfordringer

Organisationer bliver ikke meget mere komplekse end en erhvervshavn – og Aarhus Havn er Danmarks største. Ud over at håndtere cirka 65% af landets skibscontainere og over 4 millioner færgepassagerer hvert år, er havnen hjemsted for omkring 150 virksomheder og 10.000 arbejdspladser. Så du kan sikkert forestille dig niveauet af kompleksitet og det omfang af dokumenthåndtering, der er involveret – kombineret med den nødvendige datasikkerhed.

Ikke overraskende håndterer havnen tusindvis af dokumenter om året med hensyn til kunder, leverandører og partnere. Dette inkluderer leasingkontrakter, serviceaftaler og yderligere dokumenter forbundet med deres aktiver, såsom kraner, både og biler. Dette bliver endnu mere kompliceret, når du overvejer alle de forskellige komponenter, der er forbundet med disse aktiver og deres relaterede serviceaftaler.

Havnen ligger også i besiddelse af dokumenter i relation til bygningerne – såsom pakhuse, der er udlejet til erhverv – og byggeprojekter; herunder de nye færgeterminaler. Det giver sig selv, at havnen også løbende skal holde øje med, hvornår alle disse aftaler og lejemål ophører, så de kan forhandle nye, inden de udløber. Med så mange aktiver i deres beholdning og projekter i pipelinen, er et klart overblik og kontrol over dokumenter forretningskritisk for havnen.

Da Simplitize først begyndte at samarbejde med Aarhus Havn, blev vi hentet ind for at skabe en integreret løsning, der tog enorme mængder af afdelingsopdelte dokumenter og data, og skabte én løsning, som over 100 medarbejdere kunne tilgå i Dynamics.

Simple løsninger

Som mange af vores implementeringer, begyndte processen med dokumenthåndtering. For at opnå dette var den første løsning en WorkPoint-platform integreret med deres ERP-system (Microsoft Dynamics AX). Forbundet via en gateway i Microsoft 365, blev dokumentdata frigivet, så det kunne blive tilgået og delt på tværs af organisationen, underlagt sikkerhedsprotokoller – hvilket gør det nemmere at kompilere fakturaer og andre dokumenter.

Fjernelsen af de tidligere afdelingssiloer har betydet, at brugerne nu kan få ejerskab på dokumenter efter emne – relevant for dem – for eksempel byggelejekontrakter. At organisere dokumenter og dokumentejerskab på denne måde betyder, at virksomheden ikke længere er adskilt i forskellige afdelingsdrev.

Nu har informationen en integreret struktur på tværs af hele organisationen, så personer, der skal have adgang til en bestemt type dokumenter, nemt kan gøre det. Sikkerheden kan også styres ved at indstille sikkerhedsniveauer og begrænse adgangen til selve dokumenterne i stedet for den mappe, hvori de ligger. Dette har skabt et strategisk lag over hele organisationen, tilpasset specifikke forretningsbehov.

Da en velstruktureret dokumenthåndtering var på plads, tog vi et spadestik dybere for at forstå specifikke processer, stadier og opgaver forbundet med bestemte arbejdsprocesser. Integreret med Microsoft-pakken giver WorkPoint nu adgang til og overblik i et velkendt miljø. Desuden fjerner det behovet for unik kodning for at skabe portens datamodel.

Og potentialet har hurtigt åbnet op for spændende muligheder. For eksempel har vi lavet en app til kranførerne, så de kan se alle relevante dokumenter relateret til den specifikke kran, de arbejder i. Derudover kan de ‘ude i marken’ omkring havnen, nu få adgang til de dokumenter, de har brug for, når de har brug for dem – alt sammen fra en smartphone.

Effekten af integration

Da Aarhus Havn så alsidigheden og omfanget af WorkPoint til at forbedre SharePoint og deres dokument- og processtyring, indså de hurtigt potentialet til at integrere andre aspekter af deres forretning.

Så over to år, og med hjælp fra Simplitize, har Aarhus Havn påbegyndt en rejse i digital transformation. WorkPoint-platformen har givet Aarhus Havn komplet og automatisk skalerbarhed, så i takt med at forretningen fortsætter med at vokse, kan de nemt tilføje flere virksomheder og kontrakter.

Selvom hver virksomhed er forskellig med deres egne behov, har en integration af denne størrelsesorden anvendelse på tværs af flere brancher. Men det er ikke kun et tilfælde af ‘one size fits all’. Simplitze anerkender vigtigheden af at forstå og tage den rigtige tilgang, når WorkPoint implementeres for at levere de bedste resultater for kunder, baseret på deres specifikke forretningsbehov. I bund og grund, at levere det, de har brug for, for at gøre forretningen bedre, i modsætning til det, der kan opfattes som nødvendigt.

Ved at tage en strategisk tilgang til at integrere WorkPoint med SharePoint og resten af Microsoft-pakken, hjælper Simplitize med at bygge den rigtige løsning og give kunderne de rigtige værktøjer til jobbet. Arven fra komplekse (eller endda kaotiske) filstrukturer kan transformeres af en let emnebaseret tilgang til organisationen, mere i tråd med den måde, den menneskelige hjerne organiserer data på, og derfor mere intuitiv for mennesker at bruge.

Og det må være bedre for forretningen.

Læs hele Aarhus Havn casen her

Kontakt for yderligere information

Hans Ulrik Madsen

Sales Director

hum@workpoint.dk +45 21320075

Jesper Kjærsgaard

Founder and Managing Partner hos Simplitize

jesper@simplitize.dk +45 41413102