6 gode tips til at sikre optimal videndeling

Vi ser nogle gange virksomheder, der investerer i nye vidensdelingsplatforme med høje ambitioner, men mange SharePoint-projekter mislykkedes på vejen, fordi implementeringen af systemet ikke udbreder sig til organisationen og den praktiske anvendelse af værktøjet. Derfor har jeg sammensat seks gode tips til at sikre en bedre implementering af et nyt vidensdelingssystem som SharePoint.

1. Lederne skal udtrykke betydningen af projektet

Lederne bør gå videre og fastsætte det højere formål med videndeling. Hvorfor gør vi det her? Hvilke fordele kan vi høste? Hvilken værdi har det for organisationen og for den enkelte i hverdagen? Opret en intern kampagne og overbevise folk om, at dette er grundlaget for fremtiden for erhvervslivet. Mange mennesker oplever, at systematik og systemer gør deres arbejde vanskeligt. Andre føler, at de bliver overvåget. Det nærer en naturlig modstand. Tage sig af problemerne fra starten og sørg for den nye tilgang giver mening.

2. Opret en styregruppe

Opret en arbejdsgruppe, der kan være med til at sikre udrulningsprocessen med blandt andet løbende information, videovejledninger, kurser osv. Arbejdsgruppen kan også fungere som superbrugere og lokale ambassadører og motivationsfaktorer for projektet gennem hele processen..

3. Skabe en forståelse af videndeling som en fælles fordel

Det er vigtigt at sikre, at ingen inde i organisationen er en blok af videndeling. Alle skal se videndeling som et fælles mål og til fælles glæde og gavn. Hvis der for eksempel er afdelinger, der ønsker at holde viden hemmelig, skal du finde årsagen med det samme. Samarbejde er hele grundlaget for videndeling.

4. Opret et værktøj, alle kan bruge

Sørg for, at medarbejderne får den rette uddannelse, så de kan få mest muligt ud af værktøjerne. Find ud af, hvilke værktøjer der er vigtige for hver afdeling eller for de enkelte medarbejdere. Hvis det er nødvendigt, gøre en intern undersøgelse af virksomheden og identificere behovet. Mange mennesker er vant til at bruge Skype, Dropbox eller noget i den retning, så her kan det være en fordel at sikre, at de opnår den samme dynamiske form for arbejde på arbejdspladsen.

5. Hold fokus og motivere medarbejderne

I indløbsperioden vil værdien af de nye vaner og rutiner med vidensdeling blive opfattet som meget lille og måske mere byrdefuld end før, fordi det kræver oprydning, og at man vænner sig til nye måder at gøre tingene på. Derfor er det vigtigt at holde fokus og motivere til at fortsætte det nye spor. Hold alle fast på målet og værdien af organisationen og den enkelte.

6. Evaluere projektet over tid og fortælle om de positive fremskridt

Friér ikke fokus, når projektet rulles ud. Løbende evaluere og kommunikere fremskridt. Sørg for, at organisationen oplever værdien af at dele viden, og at systemet udvikler sig med dig og dine behov. Det skaleres den konkrete værdi, vis de gode eksempler, og bevar motivationen. Inddrage medarbejdernes forlag i den videre udvikling af systemet i henhold til deres specifikke behov.