Workpoint menu
Anmod om demo Se videoen

WorkPoint tilmeldingsdemo

Tilmeld demo
Nyhedsbrev

WorkPoint A / S har brug for de kontaktoplysninger, du giver os, for at kontakte dig om vores produkter og tjenester. Du kan til enhver tid afmelde dig fra disse meddelelser. For information om, hvordan du afmelder dig, samt vores fortrolighedspraksis og forpligtelse til at beskytte dit privatliv, bedes du læse vores fortrolighedspolitik.

Minimer risikoen for udvikling

WorkPoint 365 gør det hurtigt og nemt at bygge modulopløsninger – uden udvikling eller kodning.

Fremtidssikker forretningsløsning

WorkPoint 365 strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365 – Som et resultat modtager du en sømløs og fremtidssikker cloud-løsning.

Høj grad af regeringsførelse

Sammen med den automatiserede klassificering og arv af data sikres tilsyn og kontrol, hvilket gør det muligt at skalere WorkPoint 365 til en virksomhedsløsning.

Intelligent arkivering og journalisering af mails

WorkPoint gør det hurtigt og nemt at arkivere og journalisere mails. Ved at integrere et træk og slip-funktionalitet kombineret med et intuitivt søgeværktøj sparer dette brugere i mange timers systemering af deres mails.

22. februar 2021

Er ældre Enterprise Content Management Systemer døde?

Are Legacy Enterprise Content Management Systems Dead?

Der er ingen tvivl om, at tiderne ændrer sig for store organisationer. Da medarbejdere ikke længere er på kontorer, er der et nyt fokus på at finde bedre måder at administrere indhold og dokumenter på. Traditionelle systemer har tilsyneladende svært ved at følge med.

Det kommer ikke som nogen hemmelighed, at mange store organisationer stadig er afhængige af ældre dokumentstyringssystemer. Det er den store elefant i rummet, som kun få tør at tackle. Organisationer har brugt dem i årevis – og de har virkelig været gode.

Men opfylder disse gamle systemer kravene i vores skiftende arbejdsliv?

ECM’s død

Tilbage i 2017 definerede Gartner ECM-systemer (Enterprise Content Management) som ‘døde‘. Det blev det store talepunkt i et stykke tid i it-kredse.

Ifølge forskningsbehovene er de vigtigste forretningsmål, som de fleste organisationer stræber efter at opnå med en ECM-strategi:

  1. Lovgivningsmæssig overholdelse og risikostyring
  2. Bevarelse og formidling af forretningskendskab
  3. Omkostninger og proceseffektiviteter
  4. Innovation og nye måder at arbejde på

Da ECM-systemer først blev til, forsøgte de at være de bedste til alt. Brændstofkonceptet var et samlet system, der gjorde videnadministration til en leg.

Imidlertid har organisationer først virkelig nået det første mål – overholdelse – af ECM-systemer. At antage, at en central platform kan opnå alle disse tæt på umulige.

Tid til forandring

I betragtning af den nye fleksibilitet i den måde, organisationer arbejder på, er behovet for korrekt videnadministration større end nogensinde. Der har også været en ændring i den måde, vi ser på teknologi. Vi arbejder nu sjældent på projekter isoleret.

Du kan se beviset i populariteten af Google Docs og samarbejdsværktøjerne i Microsoft 365. Folk ønsker at arbejde sammen, og vi er begyndt at se fordelene ved at gøre dette effektivt.

Er det en kulturel forandring? Det kan meget vel være. Men i takt med at arbejdsformer og organisatorisk praksis ændrer sig hurtigt, hvorfor holder så mange virksomheder stadig med deres gamle arvssystemer – vel vidende at de ikke opfylder kravene i den nye fjern-første verden?

Overvinde modstand

Der er også en betydelig frygtfaktor knyttet til migrering fra ECM eller DMS (dokumenthåndteringssystemer). Og sandheden er, at de gamle systemer fungerer. Spørgsmålet er, hvor længe.

Store organisationer kan ikke migrere ved en omskifter. Modstand er der, fordi ændringer kræver grundig test – for ikke at nævne alle opgraderinger og tilpasningsorganisationer skal tage højde for.

En af WorkPoints kunder havde et dokumentstyringssystem i 15 år, som de ikke havde opdateret i tre år. For dem var forandring virkelig skræmmende. Bekymret for, at hvis de tilføjede opdateringer, ville deres tilpasninger stoppe med at virke, en migration virkede som et massivt spring i det ukendte.

Men de sprang på trods af deres bekymringer. WorkPoint hjalp dem ved at tilføje den nødvendige styring og kontrol. Og resultatet er, at de nu arbejder på en mere strømlinet måde med komplet styring ved hjælp af dedikerede forretningstjenester til at opfylde alle fire af Gartners skitserede mål.

I sidste ende, for at effektivt omfavne migration til et ECM-system, skal organisationer være klar til forandring. De har også brug for at vedtage en ny tankegang, der omfatter fremtidssikre cloud-teknologier.

Hold øje med vores næste artikel i serien og dyk dybere ned i det store behov for organisatoriske ændringer.