Workpoint menu
Anmod om demo Se videoen

WorkPoint tilmeldingsdemo

WorkPoint A / S har brug for de kontaktoplysninger, du giver os, for at kontakte dig om vores produkter og tjenester. Du kan til enhver tid afmelde dig fra disse meddelelser. For information om, hvordan du afmelder dig, samt vores fortrolighedspraksis og forpligtelse til at beskytte dit privatliv, bedes du læse vores fortrolighedspolitik.

Minimer risikoen for udvikling

WorkPoint 365 gør det hurtigt og nemt at bygge modulopløsninger – uden udvikling eller kodning.

Fremtidssikker forretningsløsning

WorkPoint 365 strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365 – Som et resultat modtager du en sømløs og fremtidssikker cloud-løsning.

Høj grad af regeringsførelse

Sammen med den automatiserede klassificering og arv af data sikres tilsyn og kontrol, hvilket gør det muligt at skalere WorkPoint 365 til en virksomhedsløsning.

Intelligent arkivering og journalisering af mails

WorkPoint gør det hurtigt og nemt at arkivere og journalisere mails. Ved at integrere et træk og slip-funktionalitet kombineret med et intuitivt søgeværktøj sparer dette brugere i mange timers systemering af deres mails.

07. december 2022

Sådan skalerer du kvalitetssikring og opretholder pålideligheden

For nystartede virksomheder og meget små virksomheder er det muligt at styre kvaliteten af et produkt eller en serviceydelse ved hjælp af ganske grundlæggende værktøjer. Men efterhånden som virksomheden vokser, vokser mængden af dokumentation også. Der kommer et punkt, hvor det bliver stadig vanskeligere, endda umuligt, at opretholde et klart overblik over kvalitetsstandarderne på tværs af organisationen.  

Det er ikke nogen nem opgave at skalere kvalitetssikringen i en virksomhed i vækst. Og det er her, den rigtige informations- og dokumentationsstyringsplatform kan hjælpe. I dette blogindlæg forklarer WorkPoints Quality Assurance Manager, Simone La Fontaine, vigtigheden af et effektivt kvalitetsstyringssystem.

Gennemsigtighed og tilsyn

Alle organisationer er forskellige, og når det kommer til kvalitetssikring, er behovene også forskellige. Der er ikke ét universelt vendepunkt, der får en virksomheds ledelse til at gå efter en mere effektiv kvalitetsstyringsløsning.

Kvalitetssikringschefer er ikke ansvarlige for at skrive og gennemgå alt. Deres rolle er at sikre, at de rigtige personer udarbejder og gennemgår dokumentationen – inden for den rigtige tidsramme. Det kræver gennemsigtighed på tværs af alle vertikaler i en organisation. Denne oversigt giver de ansvarlige for kvalitetssikringen mulighed for at sikre, at vigtig dokumentation vedligeholdes og opdateres korrekt.

Manuel indsamling af disse oplysninger og lagring af dem på en enkelt brugers drev kan nemt medføre, at personer mister adgang eller, hvad der er værre, at nogen får uautoriseret adgang. Det er en udfordring at holde dokumentationen opdateret og give de rigtige personer adgang til den nyeste version, når og hvor de har brug for det.

Derfor er det vigtigt at have et klart overblik og kontrol.

Struktur og standarder

Alle brancher har forpligtet sig til at følge forskellige standarder. Derudover har alle virksomheder sine egne interne strukturer til håndtering af dokumentationen. I mange organisationer er der typisk to personer, der gennemgår dokumentationen: Én til at foretage ændringer og én til at kvalitetskontrollere disse ændringer.

I andre organisationer er der måske blot en enkelt gatekeeper til al dokumentation. Den person er ansvarlig for godkendelserne. Efterhånden som organisationer vokser, kan filer og mappestrukturer nemt blive rodede og uorganiserede. Det kan føre til problemer med både kvalitet og compliance. Et lag af struktur og synlighed over al dokumentation reducerer sikkerhedsrisici og risikoen for fejl.

Når du er på udkig efter en skalerbar løsning til kvalitetsstyring, har du brug for noget, der både passer til dine eksisterende processer og værktøjer, og som giver mulighed for løbende forbedringer, efterhånden som dine politikker og arbejdsgange ændrer sig over tid.

Det er vigtigt at finde en kvalitetsstyringsløsning, som du nemt kan komme i gang med, og derefter tilpasse den, så den passer til dine skiftende standarder og struktur.

Kvalitet og samarbejde

Når bunken af digitale – eller endda fysiske – dokumenter begynder at blive svær at håndtere, er det en god indikation på, at du har brug for en mere effektiv kvalitetsstyringsløsning. Det gælder især, hvis du når til det punkt, hvor ikke alle i organisationen har brug for adgang til alt.

Du kan f.eks. have flere afdelinger med processer, der går på tværs af hver afdeling. Samtidig kan du have processer, der er afdelingsspecifikke. Og hvad angår de fælles processer, så har alle brug for adgang til dem. Der kan dog også være repræsentanter fra hver afdeling, som har en aktiv rolle i at vedligeholde og opdatere dokumenterne og dermed har brug for adgang til at arbejde med kladder, som ikke bør være generelt tilgængelige.

Hvis du nogensinde er endt med flere kladder til de samme dokumenter og ikke har nogen anelse om, hvilken version der er den nyeste og bedste – så er det på tide at finde en bedre kvalitetsstyringsløsning. Med WorkPoint har du ét sted, hvor du kan arbejde med kladder, og et separat sted til publicerede dokumenter. Alt er synligt via ét fokuspunkt, men kun tilgængeligt for dem, der har brug for det.

Det er også vigtigt at spore ændringer, så det er nyttigt at have en revisionslogfil over de ændringer, der er foretaget i et bestemt dokument – især når vigtige interessenter enten siger op eller skifter roller.

Sikkerhed og compliance

En kvalitetssikringschef har brug for tydelig synlighed på tværs af forskellige afdelinger. Det kræver en god forståelse af hele organisationen og en overordnet viden om, hvordan den fungerer, hvad der foregår, og hvilke politikker der er på plads. Det perspektiv gør dem, der arbejder med kvalitetssikring, i stand til at identificere og løfte potentielle problemer. Et centralt cockpit for dokumentation og politikker gør det nemmere at opdage potentielle problemer med manglende compliance eller sikkerhed, som kan løses af dem, der er arbejder med compliance og risikostyring.

Hvis du arbejder med kvalitetssikring, og du opdager afvigelser, der enten bevidst eller utilsigtet afviger fra aftalte procedurer, er det et krav – og også bedste praksis – at dokumentere dem, især hvis I arbejder hen imod en ISO-certificering. I brancher som f.eks. produktionsbranchen kan du beslutte at springe en bestemt produktionsproces over i en given periode – måske på grund af afbrydelser i forsyningskæden eller mangel på bestemte materialer. Og hvis produkter fra produktionslinjen ikke opfylder de aftalte kvalitetskontrolstandarder, skal disse afvigelser ligeledes dokumenteres. 

Afsluttende tanker om skalering af kvalitetssikring

I en ideel verden vil den rigtige kvalitetsstyringsløsning skalere i takt med din virksomhed. Især i brancher som produktionsbranchen, hvor der er en enorm byrde med hensyn til driftsdokumentation, overholdelse af myndighedskrav, standardiserede procedurer og interne politikker. Der kan hurtigt opstå bunker af dokumentation, der til stadighed bliver vanskeligere at håndtere.

En kvalitetsstyringsløsning fra WorkPoint giver dig mulighed for at administrere afvigelser, revisioner, sikre dokumentation og udgive godkendt materiale til en central ledelseshåndbog, så du har nem adgang på tværs af organisationen. Det gør det nemt at holde personalet informeret om opdaterede instruktioner og retningslinjer – og sikre, at de implementeres korrekt.  

Hvis du vil vide mere om kvalitetssikring inden for produktion, kan du downloade vores brochure om kvalitetsstyringsløsninger for at få mere at vide eller booke en demonstration hos vores specialist lige her.