Workpoint menu
Anmod om demo Se videoen

WorkPoint tilmeldingsdemo

WorkPoint A / S har brug for de kontaktoplysninger, du giver os, for at kontakte dig om vores produkter og tjenester. Du kan til enhver tid afmelde dig fra disse meddelelser. For information om, hvordan du afmelder dig, samt vores fortrolighedspraksis og forpligtelse til at beskytte dit privatliv, bedes du læse vores fortrolighedspolitik.

Minimer risikoen for udvikling

WorkPoint 365 gør det hurtigt og nemt at bygge modulopløsninger – uden udvikling eller kodning.

Fremtidssikker forretningsløsning

WorkPoint 365 strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365 – Som et resultat modtager du en sømløs og fremtidssikker cloud-løsning.

Høj grad af regeringsførelse

Sammen med den automatiserede klassificering og arv af data sikres tilsyn og kontrol, hvilket gør det muligt at skalere WorkPoint 365 til en virksomhedsløsning.

Intelligent arkivering og journalisering af mails

WorkPoint gør det hurtigt og nemt at arkivere og journalisere mails. Ved at integrere et træk og slip-funktionalitet kombineret med et intuitivt søgeværktøj sparer dette brugere i mange timers systemering af deres mails.

16. februar 2022

Potentialet ved Dokumentintelligens i Dokumentstyring

Intelligence (BI) and business analytics (BA) with key performan

Christian Vinter er AI-leder hos NextAgenda, en konsulentvirksomhed, der samarbejder med virksomheder og organisationer for at hjælpe dem med at blive mere datadrevne i deres tilgang til konkurrenceprægede markeder.

NextAgendas AI-team har været en del af print- og digitalteknologispecialisterne og WorkPoint-partneren Konica Minolta siden 2019 og har ansvaret for at innovere printstyring og dokumenthåndtering.

Verden bevæger sig stadig tættere på en papirløs arbejdsplads, og Christian og hans team har undersøgt muligheden for at hjælpe virksomheder med at stoppe med at printe ved at udvikle analysesoftware, der kan kategorisere, hvad der er blevet trykt, af hvem og hvornår. Det giver nogle fascinerende dataindsigter og rapporter, som organisationer kan bruge til at lære mere om deres brugervaner.

På baggrund af denne idé om at forstå dokumenter bedre så vi potentialet for at udvide det til at blive det, der nu kaldes “Document Intelligence”. Men hvad er Document Intelligence helt præcist, og hvordan kan det gavne dokumenthåndteringen?

Document Intelligence-Software

Document Intelligence er en AI, der analyserer dokumenter, forstår hvad de handler om, og derefter hjælper med dokumenthåndtering. AI’en ændrer ikke indholdet af dokumenterne, den forstår dem, udtrækker oplysninger og foretager derefter handlinger eller gør det muligt for en bruger at foretage yderligere handlinger. Document Intelligence-softwaren kan genkende forskellige typer dokumenter, herunder e-mails.

Eksempelvis findes der en offentlig anvendelse i Landsorganisationen, som skal varsles, hver gang en medarbejder opsiges. På grund af den påkrævede rapportering modtager organisationen nok e-mails til at ansætte det, der svarer til én person på fuld tid til at håndtere korrespondance.

Med træning kan Document Intelligence genkende og kategorisere karakteren af en e-mail. Herefter kan der udtrækkes fem datapunkter: hvem der opsiges, deres stilling, arbejdsgiveren, datoen og deres danske personnummer. Derefter sendes den til den rette lokale fagforening til videre behandling.

Igen kan AI’en, når den er trænet, gennemgå dokumenter som PDF-filer, bestemme deres indhold og udtrække forudkonfigurerede oplysninger. AI’en, der er udviklet til at genkende forskellige dokumentlayouts og placere dem i en relevant kategori, hjælper virksomheder med at organisere deres dokumenter og udtrække nøgledata for nøjagtigt og effektivt at arkivere dem.

Det utrolige er, at Document Intelligence blev udviklet ved hjælp af eksisterende open source-kode. Og for organisationer, der endnu ikke er migreret til skyen, kan den opsættes på en on-premise server, så følsomme data ikke går uden for organisationen, hvilket øger sikkerheden.

Document Intelligence er i øjeblikket med til at revolutionere dokumenthåndtering og arkivering i offentlige organisationer i nordeuropæiske lande som Danmark, Finland og Norge. I den private sektor anvendes den samme teknologi på forskellige måder, f.eks. ved at filtrere arbejdsordrer ind i et CRM- og bestillingssystem.

Fremtidens Document Intelligence

Så hvad er visionen for Document Intelligence fremover?

For det første er det et utroligt effektivt system. AI’en kan forudsige den korrekte kategori og udtrække de korrekte oplysninger for dine givne datapunkter i mindst 90 % af dokumenterne. Alle sager, der ikke kan kategoriseres, føjes til en manuel arbejdsgang med henblik på menneskelig afklaring.

For det andet betyder den universelle Document Intelligence, at den kan bruges på tværs af flere felter – enhver arbejdsplads eller ethvert system, hvor dokumenter håndteres. Faktisk kan det anvendes i enhver situation, hvor et dokument skal læses, kategoriseres og scannes for vigtige datapunkter. Det åbner op for spændende muligheder for fremtidige applikationer af Document Intelligence til dokumenthåndtering.

Selvom der selvfølgelig findes forskellige typer organisationer, håndterer mange faktisk meget ens typer dokumenter. Kundeordrer er et godt eksempel på dette. Når en kunde sender sin ordre til en virksomhed, skal oplysningerne indtastes manuelt i et CRM-system.

Med Document Intelligence kan AI udtrække de korrekte datapunkter og automatisk tilføje dem til systemet med næsten perfekt nøjagtighed. Forestil dig potentialet ved dette, når det forstærkes til at dække alle dine indkomne e-mails.

Banker er en anden god use case. De har meget standardiserede processer for deling af oplysninger, f.eks. i forbindelse med afvikling af værdipapirer. Men de håndterer stadig disse dokumenter manuelt, hvor de henter oplysninger fra e-mails og indtaster dem i deres systemer.

Insurance er også en branche, der håndterer enorme mængder dokumenter og data og også anvender standardiserede processer. Her er der helt klart et enormt potentiale for anvendelse af Document Intelligence til at gøre dokumenthåndteringen mere effektiv og omkostningseffektiv.

Regeringer og lokale myndigheder modtager et stort antal dokumenter såsom ansøgninger om bygninger, arbejdstilladelser, visa osv. Forestil dig at implementere AI, som kan identificere de forskellige typer applikationer, kategorisere dem, udtrække de relevante data og derefter forberede dem til en menneskelig beslutningstager.

Ved at anvende maskinlæring lettes også brugen i det juridiske system – for eksempel i tilfælde af svindel. I denne sammenhæng kan AI og machine learning markere potentielt svigagtige dokumenter, som kan kræve menneskelig indgriben. I denne henseende reducerer AI ikke behovet for menneskelige medarbejdere, men gør det arbejde, de udfører, mere meningsfuldt.

Hvordan gør man? Uanset applikationen er AI uddannet til at genkende specifikke dokumenttyper og datapunkter, så den er i stand til at håndtere meget præcise oplysninger. Og den kategoriserer ikke dokumenter forkert. Hvis det modtagne indhold falder uden for de indstillede parametre, sendes det til manuel behandling. Ca. 90 % af kategoriseringen og arkiveringen foretages af AI’en, hvilket efterlader ca. 10 % af dokumenterne, hvor indholdet ikke stemmer overens med en af de forudbestemte kategorier.

Ændring af holdninger til AI

Selvom der er mange tidlige brugere af Document Intelligence, kan optagelsen nogle gange være præget af modvilje mod at bevæge sig væk fra de gamle dokumenthåndteringsprocesser. På den ene side er manuel arkivering tidskrævende, og der er betydelig plads til menneskelige fejl. På den anden side er der stadig undertiden mistillid omkring brugen af AI til at erstatte manuel behandling. Det skyldes i høj grad, at selv om AI-modeller er uddannet til at forudsige dokumentkategorien, så kan de ikke ræsonnere på samme måde som et menneske.

For eksempel kan AI identificere et dokument som et kørekort, men det er ikke i stand til at forklare, hvorfor det har gjort det – og det kan gøre nogle mennesker utilpasse. Den har også ry for at være overkompliceret, og når AI’en først er bygget og uddannet til dine specifikke behov, er den relativt enkel at vedligeholde.

Dokumentintelligens og Dokumentstyring

For en platform som WorkPoint 365, der hjælper virksomheder med at administrere deres dokumenter og processer, er potentialet for Document Intelligence enormt. Det kan hjælpe og støtte brugerne gennem forskellige processer og sikre, at informationerne kategoriseres korrekt og på det rigtige sted. På den måde understøtter AI en del af processen frem for helt at fjerne behovet for menneskelig involvering.

Med hensyn til HR-funktionalitet og jobansøgninger kan Document Intelligence f.eks. identificere, at du har modtaget en ansøgning via e-mail, udtrække nøgledata såsom deres navn, det job, de søger, og navnet på den person, der ansætter, klar til næste trin i processen. Det betyder, at en del af arbejdet udføres for dig, så du kan fokusere på vigtigere opgaver – som at vælge den rigtige kandidat til jobbet.

Alt i alt giver den fremtidige implementering og integration af Document Intelligence i dokumenthåndteringsprocesser spændende muligheder for at reducere fejl, spare tid og forbedre omkostningseffektiviteten.

Kontakt

Kontakt os for flere oplysninger!

Hans Ulrik Madsen

Director of Partner Development

hum@workpoint.dk +45 21320075