Arkil og WorkPoint 365

Nyt sagsstyringssystem, der letter arbejdsdagen for alle medarbejdere

Arkil, en af de største entreprenører i Danmark, ønskede at fremtidssikre processer og arbejdsgange samt sikre øget vidensdeling. Som følge heraf gik virksomheden hele vejen, da de fik et sagsstyringssystem fra WorkPoint, herunder dokument- og mailstyringssystem. Medarbejderne var involveret gennem hele processen, og mere end 350 mennesker gik gennem uddannelse for at kunne komplet indføre det nye it-værktøj.

Et nyt it-system alene er ikke nok. For at sikre organisationens fremtid, skabe bedre processer og tiltrække de allerbedste medarbejdere er der behov for mere. Det er anerkendt af Arkil – en af de største entreprenører i Danmark.

I 2014 begyndte Arkil udrulningen af en helt ny it-platform til sagsbehandling, e-mail- og dokumenthåndtering i organisationen. Men inden for få måneder satte ledelsen it-projektet på standby. Medarbejderne var ikke i nærheden af at være klar til at indføre systemet, og sagsstyringssystemet skulle være langt mere tilpasset organisationens specifikke behov.

Et år senere, rummer konstruktionsfirmaet oplevelsen; Arkils ledelse ser tilbage på en proces, der viste sig at være en god investering – netop fordi Arkil valgte at investere i uddannelse og implementering af systemet i organisationen.

“Det vigtigste succeskriterium er, at medarbejderne oplever en nemmere og bedre hverdag. Den feedback, vi har modtaget, er meget positiv. Det faktum, at vi også er i stand til at se og måle den stigende tilpasning af systemet, er for mig den bedste indikator for, at vi tilbyder vores medarbejdere de rigtige it-værktøjer,”

-Siger Arkils direktør for forretningsudvikling, Jens Skjøt-Arkil.

Vidensdeling og forbedrede arbejdsgange

It-projektet sætter fokus på vidensdeling og it-support af arbejdsgangene. Ledelsen har lagt vægt på forretningsenhedens evne til at arbejde bedre sammen på tværs af det organisatoriske kløft. Samtidig var det vigtigt, at de ledere og medarbejdere, der var tilknyttet en sag, altid kunne finde de dokumenter og den korrespondance, der er blevet udvekslet.

Traditionelt var adgangen til data i Arkil hierarkisk efter afdelingsstruktur. Da Arkil i dag arbejder meget mere på tværs, var løsningen forældet. Tildelingen af rettigheder ligger hos projektlederne i det nye it-system, WorkPoint.

For at skabe grundlaget for tværgående vidensdeling har det været yderst vigtigt at få styr på data – ikke mindst den eksplosive vækst af data, der er lagret på lokale diske.

“Den generation af data, vi ser i dag i forhold til, hvad det var for ti år siden, er vokset eksplosivt. Som organisation har vi haft en stor redundans af data, fordi data gemmes op til tre eller fire steder lokalt på et givet tidspunkt. Det skaber mere besværlige arbejdsgange, fordi det gør det sværere at få et overblik over, hvilken version der er den nyeste, og hvis den er gemt.”

Som en konsekvens løser oprydningen af data Arkils udfordring med omkostningerne ved opbevaring, som af de samme grunde havde skyrocket i de senere år.

Dynamiske former for arbejde

Da projektet blev sat på standby under den første implementering, valgte Arkil at etablere en projektgruppe bestående af medarbejdere, der specialiserer sig i forskellige ting fra forskellige afdelinger. Det blev blandt andet diskuteret, hvad der skulle til for at gøre mest brug af systemet i en organisation som Arkil. Ud over at skabe grundlaget for bedre arbejdsgange, og overordnede strategiske mål var at sikre de rigtige værktøjer til Arkils medarbejdere.

“Den teknologiske bevidsthed er enorm med mange medarbejdere i dag. Hvis vi ikke er på forkant, vil de hurtigt finde deres egne løsninger. Løsninger, der ikke altid overholder it-politik og gældende lovbestemmelser. Mange medarbejdere er vant til at gøre brug af Dropbox, Skype og lignende, fordi de finder det nemt at bruge. De forventer at være i stand til at gøre det samme, når de arbejder i det nye system. Det er disse meget dynamiske arbejdsformer, der gør det lettere i hverdagen, som vi gerne vil støtte aktivt.”

Attraktiv arbejdsplads

Overordnet, er målet med det nye system at skabe bedre processer og højere effektivitet på daglig basis gennem lettere adgang til viden. Den meget grundige forberedelse har givet det resultat, at de fleste medarbejdere begyndte at bruge systemet umiddelbart efter træningen. Det resulterede til gengæld i et kraftigt fald i datavæksten, fordi medarbejderne ikke længere gemmer dokumenter forskellige steder, og samtidig lagres alt kritiske data centralt. Arkil har ikke sat sig finansielle mål for implementeringen af systemet. De økonomiske gevinster skal hentes indirekte, mener ledelsen, der forventer en lettere og mere dynamisk arbejdsdag, og at de opdaterede it-værktøjer vil være en del af fundamentet for at være en attraktiv arbejdsplads i fremtiden.

“Som virksomhed ønsker vi at tiltrække de allerbedste medarbejdere. For at finde og fastholde de bedste, er vi nødt til at være en moderne, dynamisk og kvalitetsbevidst virksomhed. Derfor er IT et af de værktøjer, der hjælper os med at sikre, at vi er attraktive. Vores it-arbejdsgange skal være dynamiske og procesorienterede, og det arbejder vi løbende på at sikre.”

WorkPoint 365

• er en cloud-baseret standardløsning til projektledelse, sagsbehandling, kontraktstyring, HR-ledelse og QA.
• modulopbygget og kan tilpasses en organisations behov.
• strukturerer data og knytter kontakter, virksomheder, sager og projekter sammen med underliggende dokumenter, e-mails og opgaver.
• bygger på SharePoint Online og Microsoft 365.
• kan udvides med et WorkPoint Express-plugin, som gør det muligt at håndtere 80 procent af alle SharePoint-opgaver direkte via Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

Hvis du vil læse mere om WorkPoint 365 og bestille en personlig demo, skal du klikke her.

Hvis du vil læse mere om WorkPoint Express og bestille en personlig demo, klik her.

Hvis du har yderligere spørgsmål – kontakt WorkPoint på sales@workpoint.com

WorkPoint er partner for Arkil.

Relateret Produkter

WorkPoint 365

Strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365.

WorkPoint Express

Plugin til administration af alle dine opgaver direkte fra Microsoft 365-platformen.

WorkPoint Sagsstyring

Styr alle dine sagsstyringsprocesser og opgaver