Borgarverk og WorkPoint 365

Islandsk entreprenør fik styr på projekter med Microsoft 365

Microsoft 365 er det bedste fundament for at bygge kritiske arbejdsprocesser i Skyen til entreprenøren Borgarverk. Gamle filmapper og Dropbox blev smidt på vejkanten. WorkPoint 365 omdanner Microsoft 365 til et effektivt projektstyringsværktøj.

Alt blev gemt i filmapper på en server eller i Dropbox, da den islandske entreprenør Borgarverk for nylig valgte at drage fordel af Microsoft 365-platformen og udvide den med et program til projektstyring i skyen.

“Vi har tre kontorer og arbejder på en række projekter flere steder i Island. Derfor havde vi brug for et enkelt system til projektledelse. For os var WorkPoint Projektstyrings-værktøjet det helt rigtige valg. Det er langt nemmere i dag at vedligeholde og opdatere vigtige oplysninger til de rette personer under hele projektprocessen.”

– Siger Borgarverk’s CEO, Óskar Sigvaldason

I Skyen med Microsoft 365

I 2014 valgte Borgarverk Microsoft 365, så de kunne drage fuld fordel af Microsoft-pakken i Skyen. Entreprenøren led af medarbejdere, der kører både ældre og nyere Microsoft-suiter, hvilket skabte en lang række problemer hver dag, da mange dokumenter ikke kunne åbnes af en given medarbejder. Samtidig måtte Borgarverk vælge mellem at investere i nye servere eller gå hele vejen og vælge en cloud-løsning. Da investeringen blev sat op mod afkastet, var beslutningen ligetil.

“Microsoft 365 har vist sig at være langt mere pålidelig for os end blot at have Microsoft installeret på vores egne servere. Vi er nu i stand til at forbinde vores computere uanset vores geografiske opholdssted. Vi er altid i besiddelse af den nyeste Microsoft-pakke, vi har ikke længere problemer med at forbinde, vi har ingen server nedetid, og der er ikke behov for os til at installere opdateringer selv eller vedligeholdelse. Det har været en rigtig god, praktisk løsning for os.”

En håndtering af projekter med WorkPoint 365

Microsoft 365 løste imidlertid ikke Borgarverks udfordring, når det kom til at styre projekter. Óskar Sigvaldason havde svært ved at finde oplysninger om ældre projekter. Det var for tidskrævende at se dokumenter, tegninger, kontrakter og lignende. Da han oplevedes, når det kom til SharePoint, tøvede han med at gå den vej, da omkostningerne ville være for høje, og tidens krav ville være for meget at bygge en løsning fra bunden. Så da den islandske WorkPoint-partner Spektra i stedet anbefalede WorkPoint 365 – en nøglefærdig standardløsning til projektstyringsbygning oven på SharePoint Online i Microsoft 365 – så Óskar Sigvaldason straks potentialet. Inden for to dage var Borgarverk klar til at importere data til det nye projektstyringsværktøj.

“Vi har stadig ikke importeret og indtastet alle data, men vi kan allerede nu se, hvor meget lettere det er at finde de oplysninger, vi har brug for på daglig basis. WorkPoint 365 giver dig mulighed for at strukturere data i kategorier, hvilket gør det meget nemmere at strukturere og søge efter de oplysninger, der er brug for. På større projekter, er vi nu altid i besiddelse af en plan for projektet – det vil sige; et opdateret øjebliksbillede af, hvor vi er i projektet, og som indeholder alle nye oplysninger, og vi risikerer ikke at forveksle de nye dokumenter med ældre versioner. Det er meget imponerende.”

For Óskar Sigvaldason har det allerede betydet en kæmpe forskel, når det kommer til at få overblik over sin virksomhed. Han har fået langt større overblik over, hvor langt et projekt er gået, og han er konstant i stand til at sammenligne omkostningerne med det oprindelige udbud.

“Jeg savner ikke noget. Systemet er i stand til alt, hvad vi har brug for. Det bedste er, at WorkPoint 365 er fuldt integreret med Microsoft 365. Det løste alle vores udfordringer.”

WorkPoint 365

• er en cloud-baseret standardløsning til projektledelse, sagsbehandling, kontraktstyring, HR-ledelse og QA.
• modulopbygget og kan tilpasses en organisations behov.
• strukturerer data og knytter kontakter, virksomheder, sager og projekter sammen med underliggende dokumenter, e-mails og opgaver.
• bygger på SharePoint Online og Microsoft 365.
• kan udvides med et WorkPoint Express-plugin, som gør det muligt at håndtere 80 procent af alle SharePoint-opgaver direkte via Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

Hvis du vil læse mere om WorkPoint 365 og bestille en personlig demo, skal du klikke her.

Hvis du har yderligere spørgsmål – kontakt workpoint på sales@workpoint.com

Spektra er partner for Borgarverk. Læs mere om Spektra her.

Relateret Produkter

WorkPoint 365

Strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365.

WorkPoint Express

Plugin til administration af alle dine opgaver direkte fra Microsoft 365-platformen.

WorkPoint Sagsstyring

Styr alle dine sagsstyringsprocesser og opgaver