CVU og WorkPoint 365

Implementering af WorkPoint 365 dokumenthåndterings- & sagsstyringsløsning i Microsoft 365 af den hollandske partner I4-YOU Business Solutions hos CVU

CVU er en uafhængig del af Yarden. Det er ansvarlig for ca. 1.300 begravelser om året i Rotterdam Rijnmond og Gouwestreek-området. Virksomheden fokuserer på kvalitet og en individualiseret tilgang. Vi har talt med Martin Berns, som har været med organisationen i 23 år og er ansvarlig for regnskab og ICT.

“Vi leverer begravelser dagligt, herunder alle tilknyttede tjenester. Hvad mange mennesker ikke ved, er, at vi også tager os af den administrative side, fra behandling af politikker til håndtering af nødvendige juridiske dokumenter i tilfælde af et dødsfald”.

På grund af arten af deres forretning og det serviceniveau der leveres, arbejder CVU med flere interne og eksterne parter, for eksempel den næste pårørende, trykkerier, forsikringsselskaber og transporttjenester. Hver af disse tjenester/agenturer skal have de korrekte oplysninger på det nøjagtige tidspunkt, hvor de er påkrævet. Denne proces for udveksling af oplysninger er reguleret ved lov i den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR).

Forretningsproblem/udfordring

Selv om de eksisterende processer blev udført korrekt, var de tidskrævende, og CVU anerkendte kravet om en mere effektiv metode. De største udfordringer var følgende:

• Hvordan optimerer du processer med komplekse dokumentflows inden for en organisation, der skal overholde ekstremt strenge love og bestemmelser?
• På grund af ekstremt stramme tidsfrister og arbejde i en branche, hvor selv den mindste fejl kan have uoprettelige konsekvenser, er en smidig proces afgørende.

Løsningen og resultatet

Dokument- og sagsstyring med WorkPoint 365

“Mens vi ledte efter løsninger, tjekkede vi alle trin i hver proces. Vores kontaktperson hos I4 -YOU stillede mange spørgsmål: Hvad laver du? Hvorfor er det sådan her? Hvem er involveret? Hvilke love og bestemmelser skal vi overveje? Standardsoftwareløsningen WorkPoint 365, der kører direkte i vores Microsoft 365 platform, viste sig at være et godt match”.

Ved at konfigurere WorkPoint 365 softwaren, så den passer til organisationens specifikke behov, blev der skabt en løsning, der passer perfekt til arbejdsmetoderne for de personer, der bruger den. En stor del af det manuelle arbejde er nu automatiseret, f.eks. også hvor dokumentationen tidligere blev manuelt kopieret og sendt via post, med dette nye system kan du håndtere alt digitalt.

Da WorkPoint 365 er så tæt integreret med Microsoft 365, er behovet for at skifte mellem programmer blevet fjernet, hvilket gør den daglige arbejdsbyrde lettere.

Problemfri implementering og høj brugertilpasning

I implementeringsfasen arbejdede en WorkPoint 365 specialist fra I4 -YOU på CVU-kontorerne, hvilket gav hurtig og nem kommunikation og problemfri konsultation.

Kort uddannelse blev leveret til en lille pilotgruppe, som derefter skiftede til det nye system. Kort tid efter blev den digitale løsning udrullet på tværs af organisationen.

Udrulningen er i gang, og på grund af karakteren af denne industri, sker meget omhyggeligt og i små skridt. Ingen uddannelse er nødvendig, da kolleger, der allerede arbejder med softwaren hjælpe andre på vej, hvis det er nødvendigt. Som med enhver ændring, nogle medarbejdere var skeptiske i første omgang. Men da fordelene er umiddelbart indlysende bruger vedtagelse har været meget højere, end vi oprindeligt håbede eller forventede.

Forbedret kundeoplevelse og økonomisk gevinst på grund af tidsbesparelse (50% forbedring)

Vores processer er nu automatiske og digitale, hvor det er muligt, og arbejdsgange er mærkbart optimeret. For eksempel er vores administration blevet reduceret fra 4 – 6 til 2- 3 uger fra åbning af en fil til fakturering. Dette giver en meget bedre oplevelse for vores efterladte kunder, da de nu kan lukke deres administrative dokumenter meget hurtigere. Derudover er der også den økonomiske gevinst.

Samarbejde med I4 -YOU og fremtiden

Samarbejde var afgørende. WorkPoint 365 er en standard softwareløsning med alle de tilknyttede fordele, men lige så vigtigt er det, at det føles fuldt tilpasset, når den bruges. Dette resultat er ned til de faglige kompetencer I4-DU og deres evne til at forstå organisationen og behovene hos de mennesker, der vil arbejde med løsningen.

Baggrund

De etablerede processer inden for CVU klarede sig fremragende, hvilket fremgår af deres fortsatte overholdelse af ISO-standarder. Den metode, hvormed disse processer blev udført, var imidlertid tung. En masse oplysninger var papir-baseret og / eller gemt på en lokal server (on-premise). Materialet blev kopieret og sendt med almindelig post, mens arkivering hovedsagelig var papirbaseret med gamle filer, der blev ødelagt i overensstemmelse med lovkrav.

“Vores behov for en god it-løsning voksede. Vi ønskede også at skifte fra on-premise til cloud-lagring. Alle vores processer skulle undersøges. Ændringer og gennemførelse skulle ske meget omhyggeligt og eftertænksomt. Vores systemadministrator rådede os til at kontakte I4 -YOU”.

Besøg vores hollandske partner I4-You på følgende link: https://www.i4-you.com/

Kontakt for mere information

Asger Steffensen

Kanal salgsdirektør, partner

ast@workpoint.dk +45 22535745