Palsgaard og WorkPoint 365

Standardløsning for projektledelse sikrer agil og global platform til projekter

Palsgaard ønskede en fremtidssikret standardløsning, fordi den gamle projektledelse var ved at blive udfaset. Valget faldt på det modulopbyggede WorkPoint 365-system, som har skabt en central IT-platform for internationalt samarbejde og forbedret projektstyring.

For et par år siden stod den danske virksomhed Palsgaard over for at skulle trække sig tilbage fra sit gamle projektledelsessystem og implementere et nyt. Palsgaard producerer emulgatorer og stabilisatorer til fødevareindustrien og opererer internationalt med fem produktionssteder og otte applikationscentre i Danmark, Kina, Mexico og USA, og koncernen havde nået en størrelse, der krævede mere tilgængelig og agil projektledelse.

“Vi arbejdede med et projektstyringsværktøj baseret på Lotus Notes, og der var flere udfordringer forbundet med dette, da platformen ikke længere var en del af vores digitale strategi,”

– Siger Palsgaards Global It-projektleder, Claus Christensen.

“For det første kunne platformen kun få adgang via en forbindelse til vores lokale servere, og systemet var på dansk, så vores internationale medarbejdere og samarbejdspartnere kunne ikke navigere i det. Vi var nødt til at sende e-mails hele tiden, hvilket betød, at det var svært at holde styr på dokumenter og projekter,” siger Claus Christensen og fortsætter: “For det andet var løsningen ikke fremtidssikret. Vi havde nogle udviklere i dette selskab, der var dygtige med Lotus Notes, men hvis de ønskede at forlade os, ville det have været svært for os at finde kompetente Lotus Notes-udviklere “.

Systemet flyttes ud og præsenteres for brugeren

Palsgaard bad om en standardløsning med mulighed for individuelle tilpasninger, som de fandt i WorkPoint 365, et modulært standardsystem i Skyen, der strukturerer data via SharePoint Online og Microsoft 365.

“Vi havde allerede valgt en CRM-strategi baseret på Microsoft, derfor var det oplagt at vælge WorkPoint 365 til projektledelse, når de begge er bygget på systemer, som vi allerede kender”,

siger Claus Christensen. I modsætning til proprietære løsninger som Palsgaard’s tidligere system, er WorkPoint 365 integreret i Microsoft 365-programmer med WorkPoint Express plugin. Det betyder, at Palsgaard i Microsoft-programmerne som Word, Excel og Outlook får adgang til projektstyring og til at administrere dokumenter, kontakter og e-mails i stedet for at skulle navigere frem og tilbage mellem systemerne.

“Fordelen er, at systemet flyttes ud til brugeren i stedet for at flytte brugeren ind i systemet. Konkret betyder det, at du på Microsoft 365-platformen kan løse 80 procent af de ting, du normalt skal gøre i din projektløsning. Du kan oprette nye projekter, trække og slippe dokumenter og kontakter, søge dokumenter, bruge projektskabeloner og meget mere på selve Microsoft 365-platformen,” forklarer WorkPoints salgsdirektør, Michael Buades.

Mange fordele med Microsoft 365-standardløsning

Palsgaard har nu implementeret WorkPoint 365 i 14 virksomheder i Europa, USA, Afrika og Asien, og det har givet en lang række gevinster. For det første blev projektstyringen strømlinet, så næsten alle projekter nu forvaltes via WorkPoint 365. Ikke flere e-mail-dokumenter frem og tilbage, hvilket har forbedret kommunikationen betydeligt og skabt sammenhæng på tværs af afdelinger og lande. Det faktum, at projekterne nu er samlet i WorkPoint 365, har også givet et større overblik og mulighed for at prioritere projekterne. For det andet er det blevet lettere at uddanne nye medarbejdere, da projektstyringsværktøjet bruger den samme struktur og metode som SharePoint Online og Microsoft 365. platforme, som mange er fortrolige med på forhånd. For det tredje har Palsgaard fået en fremtidssikret standardløsning. Når Microsoft 365 og SharePoint Online opdateres, opdateres WorkPoint 365. Systemet udvikler sig således hele tiden, uden at Palsgaard skal bruge sine egne udviklere for at vedligeholde systemet. Endelig er det blevet meget nemmere for Palsgaards projektmedarbejdere at navigere og administrere dokumenter.

“Et af de vigtigste træk ved systemet er muligheden for at søge på tværs af projekter, så en medarbejder ikke behøver at gå ind i specifikke projekter for at finde et dokument, som var en nødvendig proces i det gamle system. Nu kan vi oprette søgekriterier baseret på tekstniveauet i scannede PDF-dokumenter. Det har gjort dokumentstyring langt mere effektiv,” siger Claus Christensen.

WorkPoint 365

• er en cloud-baseret standardløsning til projektledelse, sagsbehandling, kontraktstyring, HR-ledelse og QA.
• modulopbygget og kan tilpasses en organisations behov.
• strukturerer data og knytter kontakter, virksomheder, sager og projekter sammen med underliggende dokumenter, e-mails og opgaver.
• bygger på SharePoint Online og Microsoft 365.
• kan udvides med et WorkPoint Express-plugin, som gør det muligt at håndtere 80 procent af alle SharePoint-opgaver direkte via Outlook, Word, Excel og PowerPoint.

Hvis du vil læse mere om WorkPoint 365 og bestille en personlig demo, skal du klikke her.

Hvis du vil læse mere om WorkPoint Express og bestille en personlig demo, klik her.

Hvis du har yderligere spørgsmål – kontakt workpoint på sales@workpoint.com

Delegate er partner for Palsgaard. Læs mere om Delegate her.

Relateret Produkter

WorkPoint 365

Strukturerer data via SharePoint og broer til Microsoft 365.

WorkPoint Express

Plugin til administration af alle dine opgaver direkte fra Microsoft 365-platformen.

WorkPoint Projektstyring

Administrer projekter med overblik over alle faser og fremskridt.