Sådan struktureres din brug af dokumentskabeloner

Enhver kan oprette et dokument, men når det kommer til at oprette dokumentskabeloner – indstilling af retningslinjer og parametre osv. – står brugere ofte over for valg af lammelse. Hvorfor? Fordi der er hundredvis af forskellige måder at gøre det på. Konsistens er vigtig, især i store organisationer med store mængder arktive ustrukturerede data. Lad os overveje problemerne og de forskellige løsninger derude.

Et Dokumentrod

De fleste organisationer kæmper med at strukturere dokumentskabeloner, da der er mange forskellige ting, man skal huske på – vanskeligt, når man har brug for konsistens. Selvom det ser simpelt ud i Microsoft 365 – ved brug af skabelonbiblioteket eller en fælles opsætning – men i SharePoint kan du ikke simpelt lave en central skabelon “ud-af-boksen”. Der er så mange muligheder, at brugere i forskellige afdelinger i sidste ende begynder at gøre tingene deres måde. Det er når emner begynder at krybe ind. Sandelig nok kan der være mindre problemer som at vælge den forkerte skabelon (uden logoer) eller vælge en dårlig firmaprofil med forkerte formularer, for eksempel.

Når det kommer til Legal og Compliance dokumenter – ligesom kontrakter – have indstillet skabeloner til specifikke dokumenttyper er kritisk. Nogle ting skal være formateret på en bestemt måde. Andre skal følge en særlig struktur. Og hvis de skulle udelukke kritiske juridiske vilkår eller komplekse vilkår og betingelser – som ikke automatisk tilføjes, når en bruger opretter et dokument – kan der være reelle problemer længere nede på linjen.

Centralisering og konfiguration af skabeloner

Når en virksomhed arbejder i et delt system, som inkluderer færdiggjorte dokumentskabeloner, forsvinder disse problemer. Med en vedhængende måde at oprette dokumenter og en hjælpfuld Wizard til at guide brugeren, softwaren sørger for at skabelonen bliver brugt korrekt. Det betyder ingenting, hvis virksomheden har over 2.000 forskellige dokumentskabeloner – med en Wizard får du en håndfuld af disse at vælge imellem. Systemet ved med det samme, hvilket område du arbejder i, og viser dig kun den håndfulde relevante prøver.

Når dokumentskabeloner får brug for en update og opretholdes – brug dit værktøj, WorkPoint. Du har en central lokation til at håndtere alle dine skabeloner, der giver brugere med forskellig ekspertiseniveau adgang til disse skabelons undergrupper. Denne kontrol tillader en perfekt overensstemmelse i hele organisationen. Når love for eksempel ændres, ændrer den tildelte person skabeloner, og disse redigeringer foretages derefter på tværs af alle de relevante dokumenter.

GDPR er et godt eksempel – mange ting, der er nødvendige for at ændre sig, da disse nye regler blev til. Folk kæmpede for at få tingene gjort rigtigt i overensstemmelse med de nye regler. Men nu, med et centralt skabelonbibliotek, kan superbrugere med den rigtige ekspertise få adgang til og opdatere dem. Og når brugerne finder de rigtige skabeloner til dem ved hjælp af en guide, kan du være sikker på organisatorisk overholdelse.

Vigtigheden i struktureret Metadata

En anden vigtig sag er at mærke dokumenter med metadata. Du har muligvis en forretningsforpligtelse til at bruge specifikke metadata, når du gemmer dine filer. Det giver dig også mulighed for at finde data hurtigt. Du kan vælge at tilføje metadata manuelt i SharePoint eller Microsoft 365, hvilket tager ganske lang tid, når du skal gentage processen for hvert dokument. En bedre måde er at tildele de korrekte metadata til dine skabeloner – som du kan gøre direkte i WorkPoint. Metadata føjes derefter automatisk til alle skabelonoprettede dokumenter.

På denne måde, har brugeren med det samme fået den korrekte metadata tilføjet til deres dokument. Platformen genkender konteksten af arbejdet og tilføjer metadata til ethvert fremtidig oprettet arbejde-

Metadata er intet nyt. Faktisk, har det været omkring os i flere år, men mennesker elsker at arbejde i mapper – for simple grunde er det nemt at navigere rundt i. Ulempen med mapper er imidlertid, at du ikke kan filtrere hvert eneste dokument i hele dit bibliotek baseret på en bestemt tekst.

Men med metadata, kan du!

Meget værdifuld – Underanvendt

WorkPoint lader dig søge efter din metadata og etiketter hurtigt, og gør filorganisationen mere effektiv. Du har også fordelen ved yderligere filtrering, som at filtrere filer, der er nyere end fil X eller at filtrere efter filtyper.

Metadata er meget værdifuldt – men meget uderanvendt. For at få mest muligt ud af det har du brug for organisations- og afdelingsstruktur. For hvis folk bruger metadata tilfældigt – er det ikke praktisk. Et eksempel ville være en juridisk afdeling i en virksomhed. De håndterer et sæt lignende dokumenter, helst fra skabeloner – og har brug for metatags for at matche.

Få struktur – Nu!

I stedet for at tilføje struktur manuelt, kan et værktøj som WorkPoint bruges, da det har strukture bygget ind i systemet. Med alle dokumentskabelonerne som er relevant til den enkelte afdeling, får brugere også de matchende metatags.

Brugeren arbejder derefter med deres regelmæssige arbejde og får dokumentkonformitet på organisatorisk niveau – anvender relevante dokumenter og e-mails på den anvendte skabelon.

Denne fordel gælder også for e-mails – som kan håndteres på samme måde som andre dokumenter.

Som vidensarbejdere føles det ofte som om vi drukner i information. Men ved at strukturere dine skabeloner på den rigtige måde kan din organisation træde vand meget mere effektivt.