ARKIL GÅR HELE VEJEN: NYT SAGSSTYRINGSSYSTEM TIL OPTIMERING AF VIDENSDELING SKAL LETTE ARBEJDSDAGEN FOR ALLE MEDARBEJDERE

Et nyt it-system alene er ikke nok. For at sikre organisationens fremtid, skabe bedre processer og tiltrække de allerbedste medarbejdere er der behov for mere. Det er anerkendt af Arkil – en af danmarks største entreprenører.

I 2014 begyndte Arkil udrulningen af en helt ny it-platform til sagsstyring, e-mail og dokumenthåndtering i organisationen. Men inden for få måneder satte ledelsen it-projektet på standby. Medarbejderne var ikke i nærheden af at være klar til at indføre systemet, og sagsstyringssystemet skulle være langt mere tilpasset organisationens specifikke behov.

Et år senere, byggefirmaet stemmer op erfaringerne; Arkils ledelse ser tilbage på en proces, der viste sig at være en ganske god investering – netop fordi Arkil valgte at investere i uddannelse og implementering af systemet i organisationen:

“Det vigtigste succeskriterium er, at medarbejderne oplever en nemmere og bedre hverdag. Den feedback, vi har modtaget, er meget positiv. Det faktum, at vi også er i stand til at se og måle den stigende tilpasning af systemet, er for mig den bedste indikator for, at vi tilbyder vores medarbejdere de rigtige it-værktøjer,” siger direktør for forretningsudvikling, Arkil, Jens Skjøt-Arkil

Vidensdeling og forbedrede arbejdsgange

It-projektet sætter fokus på vidensdeling og it-support af arbejdsgangene. Ledelsen har lagt vægt på forretningsenhedens evne til at arbejde bedre sammen på tværs af organisationsopkløften. Samtidig var det vigtigt, at de ledere og medarbejdere, der var tilknyttet en sag, altid kunne finde de dokumenter og den korrespondance, der er blevet og bliver udvekslet.

Traditionelt var adgangen til data i Arkil hierarkisk efter afdelingsstruktur. Da Arkil i dag arbejder meget mere på tværs, var løsningen forældet. Tildelingen af rettigheder ligger hos projektlederne i det nye it-system, WorkPoint.

For at skabe grundlaget for tværgående vidensdeling har det været yderst vigtigt at få styr på data – ikke mindst den eksplosive vækst af data, der er lagret på lokale diske.

“Den generation af data, vi ser i dag i forhold til, hvad det var for ti år siden, er vokset eksplosivt. Som organisation har vi haft en stor redundans af data, fordi data gemmes op til tre eller fire steder lokalt på et givet tidspunkt. Det skaber mere besværlige arbejdsgange, fordi det gør det sværere at få et overblik over, hvilken version der er den nyeste, og hvis den er gemt,” siger Jens Skjøt-Arkil.

Som følge heraf løser oprydningen af data Arkils udfordring med udgifterne til opbevaring, som af de samme årsager var eksploderet i de senere år.

Dynamiske former for arbejde

Da projektet blev sat på standby under den første implementering, valgte Arkil at etablere en projektgruppe bestående af medarbejdere, der specialiserer sig i forskellige ting fra forskellige afdelinger. Det blev blandt andet diskuteret, hvad der skulle til for at gøre mest brug af systemet i en organisation som Arkil. Ud over at skabe grundlaget for bedre arbejdsgange var et overordnet strategisk mål at sikre de rigtige værktøjer til Arkils medarbejdere:

“Den teknologiske bevidsthed er enorm med mange medarbejdere i dag. Hvis vi ikke er på forkant, vil de hurtigt finde deres egne løsninger. Løsninger, der ikke altid overholder it-politik og gældende lovbestemmelser. Mange medarbejdere er vant til at gøre brug af Dropbox, Skype og lignende, fordi de finder det nemt at bruge. De forventer at kunne gøre det samme, når de er på arbejde. Det afspejles i den måde, de arbejder på os. Det er disse meget dynamiske former for arbejde, der gør det nemmere i hverdagen, at vi gerne vil støtte aktivt,” siger Jens Skjøt-Arkil.

Attraktiv arbejdsplads

Overordnet set er målet med det nye system at skabe bedre processer og højere effektivitet på daglig basis gennem lettere adgang til viden. Den meget grundige forberedelse har givet det resultat, at de fleste medarbejdere begyndte at bruge systemet umiddelbart efter træningen. Det resulterede til gengæld i et kraftigt fald i datavæksten, fordi medarbejderne ikke længere gemmer dokumenter forskellige steder, og samtidig lagres alle kritiske data centralt. Arkil har ikke sat sig finansielle mål for implementeringen af systemet. De økonomiske gevinster skal hentes indirekte, mener ledelsen, der forventer en lettere og mere dynamisk arbejdsdag, og at de opdaterede it-værktøjer vil være en del af fundamentet for at være en attraktiv arbejdsplads i fremtiden:

“Som virksomhed ønsker vi at tiltrække de allerbedste medarbejdere. For at finde og fastholde det bedste, er vi nødt til at være en moderne, dynamisk og kvalitetsbevidst virksomhed. Derfor er IT et af de værktøjer, der hjælper os med at sikre, at vi er attraktive. Vores it-arbejdsgange skal være dynamiske og procesorienterede, og det arbejder vi løbende på at sikre,” siger Jens Skjøt-Arkil.

IT-løsning og implementering

SharePoint-baserer sagsstyringssystem
Arkils WorkPoint-løsning er baseret på SharePoint-platformen med integration med Navision. Målet var at samle alle oplysninger om en sag på ét sted for at opnå en høj grad af vidensdeling på tværs af organisationen.

350 medarbejdere på kursus
Arkil valgte at få 350 medarbejdere til at tage et kursus for systemet. Uddannelsen blev faciliteret af Arkils egen IT-afdeling og WorkPoint, som leverede IT-løsningen. Forud for uddannelsen blev der gennemført en undersøgelse af brugernes praktiske behov samt en række videobrugermanualer.

Tilfredshed i interne undersøgelser
Arkil var og vil fortsætte med at foretage flere interne tilfredshedsundersøgelser. Svarene har alle været meget positive og levede op til målene.

Om Arkil
Arkil Holding A/S er blandt de største byggefirmaer i Danmark.

Med 1.700 ansatte havde Arkil en omsætning i 2014 på knap tre milliarder kroner. Med 1.700 ansatte havde Arkil en omsætning i 2014 på knap tre milliarder kroner. Virksomheden har været børsnoteret siden 1978 og opererer i Danmark, Tyskland, Sverige og Irland.

Arkil er involveret i store infrastrukturprojekter som Københavns-RingstedBanen, Ringsted-FehmernBanen, Silkeborgmotorvejen samt en række større brobytningsprojekter.