Tag total kontrol over din virksomhed med data- og dokumenthåndtering

Data, dokumenter, processer, compliance, sikkerhed… alle disse ting og mere til er indbyrdes forbundne og kræver klart tilsyn og omhyggelig styring, for at din virksomhed kan optimere sin drift.

Fra projektledelse til håndtering af kontrakter er der altid mulighed for at finpudse dine processer og tage bedre kontrol over dine data for at udnytte indsigt, informere beslutningstagning på bestyrelsesniveau og forbedre din kundes oplevelse. 

Men hvis dine data er gemt i en række regneark, i et utal af mapper, på sticky notes, i papirfiler og forskellige andre steder – at få bedre kontrol over dine data er det første skridt i retning af at tage total kontrol over din virksomhed.

Den menneskelige berøring

Med data og dokumenter struktureret og tilgængelige på ét sted er det meget nemmere at generere meningsfuld indsigt, dykke ned i nøgledata og definere de mest relevante KPI’er for din virksomhed.

Og mens automatisering kan hjælpe menneskelige arbejdsgange og fremskynde produktiviteten, er det kombinationen af computerbaseret dokument- og datastyring og menneskeligt tilsyn, der i sidste ende skaber en vindende formel for din virksomhed.

Implementering af software kan hjælpe med at organisere data, give advarsler og minimere arkivering og typografiske fejl – men det er, hvad mennesker gør med disse data, der enables din virksomhed til at strategisere mere effektivt. 

I data stoler vi på

Især i større organisationer, hvor rapportering bruges til at informere C-suite beslutningstagning, er det vigtigt, at data er robuste og ideelt set, afspejler en bredere sammenhæng. Hvis data trækkes fra en begrænset pulje, kan de manipuleres til at fortælle en bestemt historie – hvilket måske ikke altid er den bedste historie for din virksomhed.

Ved at nedbryde den traditionelle model for data, der er lagret i siloer, og skabe en enkelt kilde til sandhed, har de mennesker, der udarbejder rapporter, et meget rigere og bredere udvalg af information lige ved hånden, og et større billede afsløres. Og med hårde data fra hele organisationen tilføjer det vægt til resultater og bliver sværere at tilbagevise.

I det væsentlige giver kvalitetsdata validering til et punkt eller en idé, hvilket igen kan fremskynde time to market eller ligeledes hjælpe organisationer med at afbøde potentielt dyre fejl.

Reduktion af forsinkelser

Med de relevante data, der er let tilgængelige, bliver det meget lettere at oprette en rapport hurtigt og undgå at udsætte beslutningstagningen. Sig, for eksempel, at du er en servicevirksomhed. En kunde kontakter dig for at sige, at tjenesten ikke fungerer, som den skal være. Det er ikke første gang, de har været i kontakt, så sagen eskaleres.

Den person, der gennemgår deres sag, har fuldt overblik over kundens kommunikation. De kan se en række tickets relateret til tekniske problemer. Alle disse tickets er lukket, undtagen en. Opkaldshandleren kan finde ud af, hvor hurtigt de tidligere problemer blev løst, hvor længederes virksomhed reagerede osv. Tilsyn er også tilgængeligt på en åben ticket, hvem der håndterer den, og de næste trin, der er nødvendige for at løse det. 

I stedet for at skulle undersøge på tværs af hele organisationen ved hjælp af en WorkPoint-løsning til data- og documentstyring, har opkaldshandleren alt, hvad de har brug for lige foran sig. De kan videresende til kunden, at deres problem undersøges, og derefter følge det op ved at kontakte det relevante team for en opdatering og en påmindelse om at prioritere sagen.

Total kontrol over data betyder, at beslutningstagningen kan ske lige der og derefter på telefonopkaldet uden en langvarig undersøgelse.  

Optimering af sikkerhed og service

Når virksomheder har total kontrol over deres data, kan de også bruge dem til optimere sikkerhedskontrol og service af udstyr. Forestil dig, at du har en produktionsmaskine eller et stykke udstyr, der har brug for regelmæssig vedligeholdelse for at arbejde sikkert optimalt.

Med Internet of Things (IoT) og klart datatilsyn kan du fastslå den mest optimale tid til at servicere maskinen, så den er sikker at bruge, udfører jobbet korrekt og tidsservice for at undgå langvarig afbrydelse af produktion eller brug.

Data og vores ønskede resultater

Når du ser nærmere på alle de bevægelige dele af en organisation, bliver potentialet for at foretage mindre, trinvise og mere effektive optimeringer tydeligt. Og hver af disse optimeringer har potentialet til at tilføre værdi til din forretning og dine kunder.

Men optimering afhænger af centraliserede, handlingsrettede data, som din virksomhed kan opnå med en WorkPoint-løsning. Det er også vigtigt at vide præcis, hvad din organisation vil gøre med disse data, og hvordan du kan bruge dem til at opnådine ønskede resultater.

Dette er den fjerde blog i vores serie om datadrevet indsigt. Du vil måske også kunne lide:

• Vigtigheden af datadrevet indsigt som grundlag for beslutningstagningen
• På vej mod en datadrevet C-Suite
• Hvordan dokument- og datacentralisering kan lead til procesoptimering