Værdien af metadata: Partnerindsigt fra EDH Technology

EDH Technology er en dansk virksomhed med tre kerneløsninger til projektledelse, dokumentstyring og fakturastyring. De hjælper virksomheder med at overvinde almindelige udfordringer – automatisering af faktura- og dokumentstyring processer ved at skabe struktur i et hav af ustrukturerede data.

Traian Valentin Deloiu er Business Developer hos EDH Technology og sidder med ansvar for at identificere og justere forretningsaktiviteten baseret på markedets behov. Efter at have set potentialet i metadata til projekt- og dokumentstyringssystemer og en stigende interesse for metadatabaserede løsninger indgik han (EDH Technology) et partnerskab med WorkPoint for at levere standardløsninger og hjælpe virksomheder med at styre deres projekter mere effektivt og uden bump på vejen.

Med en stor interesse for metadata og dets fordele i erhvervslivet bad vi Traian om at dele sin indsigt i emnet.

Hvad er Metadata?

Fra Netflix-forslag, Google-søgeresultater, til sanganbefalinger på Spotify og endda hvordan Windows/OS gemmer data på dit skrivebord – metadata er en vigtig del af strukturering og forståelse af digital information.

Det er sandt, metadata er overalt. Bag enhver e-mail, fil, dokument og projekt findes der metadatasæt, der hjælper dig med at forstå og strukturere oplysningerne. F.eks. titlen/navnet på en fil, hvor filen gemmes/arkiveres, og i hvilken projektfase, dokumenttypen og meget mere.

Hvad er virksomhedens fordel ved at bruge EDH-projektstyringssystemet?

For virksomheder med enorme mængder data og information hjælper metadata dig med at håndtere al projektdokumentation hurtigere, så du hurtigt kan filtrere, strukturere og få overblik over dokumenter, sager og projektoplysninger – hvilket minimerer brugen af menneskelige ressourcer og endda uden behov for en enorm computerkraft.

Ineffektivitet øges, efterhånden som informationen vokser

Efter mit skøn driver tre ud af fem virksomheder stadig forretning som for ti år siden. Folk søger i tilsyneladende endeløse mappestrukturer, foretager manuelle indtastninger og bruger overraskende nok stadig software til at gemme filer uden sikker deling eller versionsstyring.

Mange projektledere arbejder med Outlook, hvor de kommunikerer med kunderne og får nye dokumenter, projektændringer og forespørgsler via e-mail. Typisk gemmer de dokumenterne, uanset hvor de passer ind – enten i deres massive mappestruktur eller det første sted, de finder.

Men med nogle virksomheder, der kører 10 projekter ad gangen, og hvert projekt har sin egen udviklingsfase, bliver denne måde at arbejde på mere og mere ineffektiv, efterhånden som dokumenter og projektnumre vokser. Det at finde oplysninger og vide, hvilket projekt det tilhører, bliver et fuldtidsjob.

Virksomheder ønsker i dag en enkel måde, at håndtere filer på få sekunder uden at miste overblikket over, hvad der foregår, og finde de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt. Det er derfor at projektlederne – med EDH Technology og WorkPoint – kan minimere teamets indsats og maksimere effektiviteten, samtidig med at de har et hurtigt overblik over hele projektets livscyklus. Derudover giver EDH’s projektstyringssystem dem mulighed for at identificere projektstyringsrisici i tide samt dele og finde oplysninger på få sekunder.

Hvordan bruges metadata i erhvervslivet?

WorkPoint er bygget på Microsoft 365 samt SharePoint og bruger metadata i projektmodulet til at hjælpe dig med at strukturere og navigere i alle forretningsrelaterede filer og projekter. Hvis du f.eks. får en e-mail, giver WorkPoint dig mulighed for at gemme e-mailen ved hjælp af et metadatakort direkte i den rigtige projektmappe.

Så i stedet for at downloade filer til din computers skrivebord og tildele dem til en kompleks mappestruktur bliver alle projektdata gemt sikkert på ét sted – med øjeblikkelig adgang. Og med hjælp fra tilhørende metadatakortet kan du se de seneste oplysninger, der er relateret til filen og projektet.

I de fleste tilfælde, selv i byggebranchen, varetager mange andre roller end projektlederen projekter. Med mange mennesker, der arbejder på projekter, hjælper det at have et dashboard til at vurdere performance og vide, hvor langt henne i projektet man er.

Ved at samle dine projekter til en platform som WorkPoint med en versionskontroloversigt kan du se, hvilke ændringer der er foretaget, hvordan de påvirkede omkostningerne baseret på kundekrav, hvilket stadie projektet befinder sig i, og ansvarsområderne for hver rolle m.m.

Og fordi du har metadata i projektet, har du nem adgang til kerneoplysninger om alle filer og dokumenter, der er relateret til projektet. Så i stedet for at gennemgå tyve sider med filer, mens du læser og identificerer alle nye krav manuelt, kan du gøre det hurtigt.

Styrken ved metadata

Efter at have postet en artikel om betydningen af metadata bemærkede vi, at der er en enorm interesse for emnet, som ikke eksisterede før. Det ser ud til, at virksomhederne er begyndt at vågne op til mulighederne for metadata for at effektivisere deres dokument- og projektledelse.

Og det er også derfor, vi har besluttet at samarbejde med WorkPoint – for med EDH Technology og WorkPoint kan vi tilbyde styrken ved metadata til alle vores kunder, der er afhængige af og ønsker at drage fordel af deres Microsoft-investering.

Kontakt

Vil du minimere projektindsatsen og maksimere effektiviteten? Kontakt os i dag!

Hans Ulrik Madsen

Director of Partner Development

hum@workpoint.dk +45 21320075

Traian Valentin Deloiu

Digital Business Developer hos EDH TECHNOLOGY

tv@edh-tech.dk +45 92441421