Sådan styrer du endelig din dokumenthåndtering

Selvom mange organisationer stræber efter at udføre dokumentstyring godt, kan mange forbedre deres styring. Men på trods af virksomhedens mål handler det ofte om at have gamle eller lokale systemer, der ikke understøtter det, du har sat dig for.

De nye realiteter ved at understøtte hjemmearbejde og fjernarbejde har medført forretningsbehov. At være på forkant med konkurrenterne kræver, at du vurderer dine nuværende løsninger og arbejdsmetoder og optimerer dem.

I denne artikel lærer du, hvordan og hvorfor ting kan blive ukontrolleret i dokumenthåndtering og -styring, og hvilke skridt du kan tage for at rette op på dem.

Spiralen er ude af kontrol

Ingeniørvirksomheder opfattes ofte som organiserede og kontrollerede – ganske enkelt fordi struktur og organisation er selve karakteren af branchen og dens medarbejdere. Alligevel kan dokumenthåndteringen hurtigt løbe løbsk – for enhver organisation i enhver branche.

Det begyndende fald sker ofte af den mindste årsag. en person opretter en personlig kopi af et dokument, arbejder med det og ved et uheld lægger det tilbage på det forkerte sted.

Nu har du en ustruktureret, ændret version af et dokument, der svæver rundt i dit landskab – en lille brik i et stort governance-puslespil.

Uanset roller eller ekspertise begår folk fejl. Men i en organisation vokser små fejl eksponentielt og kan have alvorlige konsekvenser, når man forsøger at genvinde kontrollen.

Så, hvad kan du gøre?

En enklere løsning

Selvom det kan være fristende at automatisere alt i din organisation for at etablere struktur, er løsningen heldigvis meget enklere – og billigere.

Spørg dig selv, hvorfor gemmer folk filer på det forkerte sted? de gør, fordi deres måde er nemmere end det, de får. Det er ofte en vigtig indikator for, at det er tid til at ændre din dokumenthåndteringsløsning og arbejdsmetoder. Årsagen til ændringen er udelukkende bruger- og interessentdrevet.

Når dine brugere har lyst til at bruge andet end din løsning, finde løsninger eller endda begynde at bruge alternative løsninger til at løse deres problem, skal du handle hurtigt.

Ved at fjerne besværet med at gemme dokumenter og filer på en logisk og struktureret måde med en løsning, der er nem at bruge – har du et fundament til at gøre tingene rigtigt i en løsning, som folk ønsker at bruge.

Governance på den nemme måde

Dine projektprocesser er også vigtige. i et projekt gennemgår pid- eller rp-processer godkendelser, før en dokumentversion offentliggøres og godkendes.

I disse fjerne tider er det også vigtigt at huske på, at den måde, vi arbejder på projekter på, har ændret sig. I dag samarbejder projekterne mere end nogensinde før.

Der var selvfølgelig altid projektteams. Men det er mere udbredt nu, især i forhold til hvordan projektsamarbejdet overstiger organisationen ud til tredjepartsleverandører og kunder.

Selve karakteren af den måde, vi arbejder på, ændrer sig – og vil blive ved med at ændre sig. Det, der betyder noget nu, er at forblive konsekvent, holde tingene enkle og give dine medarbejdere mulighed for at få adgang til projekter, uanset hvor de er.

Ved at bygge bro mellem Microsoft 365 og struktur, governance og samarbejde kan du sikre et uovertruffet overblik og styring af din organisations vigtige dokumenter og projekter.

Kontakt

Find ud af, hvordan workpoint kan hjælpe din virksomhed. Kontakt os allerede i dag!

Hans Ulrik Madsen

Director of Partner Development

hum@workpoint.dk +45 21320075